書類の断捨離の正しい方法

紙が溢れていませんか

紙離れが進む現代にあって、それでも書類の整理が困難な場合があります。
紙や書類が溢れて、既に整理することができない状態にある場合、どう片付けたら良いのか途方に暮れるのではないでしょうか。
家で仕事をしている方や町内会や学校の役員をやっている方など、山のような書類にストレスを感じることも多いでしょう。
書類の保管と言えば、ファイルにまとめることが一般的です。
しかしファイルした書類のほとんどが、実は二度と使うことのないものであるということはありませんか。
見て見ぬふりをして過ごしていても、ふとした拍子に気になって気になって仕方がないということもあるでしょう。

見返すことのない書類は、ほとんどがゴミだと思ってください。
まず今現在必要な書類だけを取っておいてください。
間違って捨てないように、ほかの書類と分けなければいけません。
それ以外の書類は、年代ごとにファイルしたり整理する必要はありません。
既に用が終わった書類を2度と見ることはありません。
必要ないモノなのです。
必要な書類以外は、全てゴミとして捨てましょう。

断捨離後、書類は1箇所にまとめるようにしてください。
書類はカテゴリー別に家のあちこちに分けて置いてあることが多く、これが片付かない原因の一つでもあります。
そして取っておく必要がある書類だけをファイルにまとめて、それ以外は用が済んだらすぐに捨てる習慣をつけましょう。

収納する場所は1箇所に

断捨離は、一気にやると後悔することがあります。
書類も同様です。
必ず1箇所ずつ行ってください。

最も書類が少ない場所からスタートしましょう。
近々の郵便物や新聞紙などがテーブルの上に溜まっていたら、まずはそこから断捨離します。
必要なモノがあったらテーブルに置いておくのではなく、書類を収納する場所に片付けましょう。
その場所には「必要な書類を収納する」ということが定着することで、必要な書類を失くすこともありません。
キャビネットなどを利用すると良いでしょう。
テーブルの上が終わったら、次の場所で書類の断捨離を行います。
同様に必要な書類と不要な書類に分けて、必要な書類は書類を収納する場所に片付けてください。
大切なのは、一度書類の断捨離を行った場所に二度と書類を溜め込まないことです。

処分する書類や紙類は下記を参考にしてください。
・古いレシート
・不要なメモ書き
・ダイレクトメール
・期限切れの割引券
・古いノートや資料
・光熱費の請求書
・使わないカタログ
・古新聞や雑誌

「仕事で使う」を言い訳にしていませんか

家で仕事をしている方は、家の中に仕事の書類が溢れているでしょう。
「仕事で使うから」と言えば、確かに正当な理由だと感じますね。
しかし仕事で使う書類であれば、散乱させているのはどうでしょう。
必要な書類はキチンと把握できる形で保管しておくべきですし、本当に必要だと判断できないものを混同するべきではありません。

書類のファイルが埃を被って溜まっていませんか。
既に不要になった書類を取っておいていませんか。
仕事で使う書類の場合は、1年ごとに見直して処分する必要があります。
また、取っておく必要のない書類は、その都度捨ててください。
何でもかんでも「仕事で使うから」という言い訳をしていては、ゴミに囲まれて仕事をすることになりますよ。
客観的な判断で、書類を溜め込まないようにすることが重要ですね。

ファイルするという落とし穴

書類を片付けるとき、ファイルにまとめるというやり方が一般的です。
しかしファイルにまとめてキャビネットに入れてしまうと、それは“片付けられたもの”として捉えられます。
保管が必要な期間はそれでいいでしょう。
しかしもう必要のない時期になっても、ファイルにまとめてあることで捨てる対象にならない場合があります。
片付いているものを引っ繰り返して見直すのは一見必要のないことですが、断捨離をする際には必ず全てを確認して下さい。
古くて必要のない書類は、捨ててください。
また断捨離後は、保管しておく必要がある期間をファイルの背表紙に記載しておくと良いですね。
記載された期間を過ぎたら、捨てるようにしましょう。

断捨離中は処分することに集中すること!

片付けあるあるとも言えることなのですが、書類や紙類の断捨離には思わぬ誘惑があります。

・古い手紙を読みふけってしまう
・雑誌の見出しが気になって読んでしまう
・書いてあることから気になることがあって、別のことをしてしまう
・捨てる作業より、ファイリングする作業を行ってしまう

どうでしょうか。
心当たりはありませんか。
そうなると、なかなか作業は進みません。

つい座り込んでしまうと読むことに集中してしまいますので、ダイニングテーブルや高さのある机なら立ったままで、ローテーブルや床に広げて行う場合は立膝で作業をすることをお勧めします。
処分するときは処分する作業に集中しなければ、断捨離は進みません。
収納や整理は、処分とは別の作業として捉えてください。
実は、書類や紙類の断捨離はハードルが低いようで高めです。
必要なモノと不要なモノに分別するためには、ある程度書類に目を通す必要がありますので、目の疲れや肩こりも伴います。
ですから一気に断捨離を行わず、1箇所ずつ気長に行うことをお勧めします。

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